Circulares InformativasControl del uso de Internet en el trabajo
 
Usted ha leído en la prensa que la justicia europea no permite a las empresas que controlen el uso que sus trabajadores hacen de Internet y del e-mail. Vea si realmente es así y cómo debe actuar su empresa.
 
Internet. Es probable que haya leído algún titu­lar de prensa que indica que, según una reciente sentencia de los tribunales europeos, las empresas no pueden controlar las comunicaciones o el uso privado de Internet en el trabajo. 
 
Apunte. No obstante, sepa que no es así: si su empresa cumple unas determinadas condiciones, sí puede monitorizar las comunicaciones de sus empleados y san­cionarlos por el uso personal que hagan de las herramientas informáticas. Si decide hacerlo, vea cómo debe actuar.

Regulación previa

Aviso. Usted puede controlar el uso de las herra­mientas informáticas que pone a disposición de sus trabajadores (las herramientas deben ser de su empresa; no puede controlar el uso del teléfono móvil particular de un empleado, por ejemplo). Apunte. Para ello debe haber regulado previa­mente la posibilidad de efectuar ese control y haber notificado a los afectados lo siguiente:
  • Qué pueden y qué no pueden hacer con las herramientas empresariales (ordenador, correo electrónico, tablet…). Apunte. Por ejemplo, indique expresamente que está prohibido el uso particular de dichas herramientas (el envío de e-mails ajenos al trabajo, la conexión a redes sociales…).También debe notificarles que su empresa se reserva el derecho a monitorizar los mensajes y el resto de comunicaciones. Apunte. Por ejem­plo, indique que podrá revisar los e-mails o las páginas web visitadas.
  • Advierta que el uso no permitido de las herra­mientas informáticas acarreará sanciones disci­plinarias y podrá dar lugar al despido según la gravedad de los hechos.

Acuse de recibo. Así pues, no entregue una comunicación genérica sobre la posibilidad de monitorización, y refleje su extensión, alcance y finalidad. Apunte. Asimismo, asegúrese de que sus empleados la reciben y la comprenden. Para ello, hágales firmar una copia.

Control posterior

Proporcional. Dado que un control de este tipo puede vulnerar derechos fundamentales (derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones), efectúe el control de forma proporcionada a la fina­lidad buscada. En concreto:

  • No realice búsquedas indiscriminadas y sin motivos, y acredite que existen unas sospechas previas de una conducta incumplidora. Apun­te.Esto ocurrirá, por ejemplo, si detecta una bajada en el rendimiento de un empleado, o si la conexión a Internet va lenta.
  • Evite injerencias innecesarias, de modo que el control sea lo menos intrusivo posible. Apun­te. De esta manera, en lugar de revisar toda la bandeja de entrada del correo electrónico, bus­que por palabras clave o visualice sólo el emisor o receptor y el título del mensaje.
  • Al imponer una sanción, analice la gravedad de los hechos. Por ejemplo, no acuda al despido si sólo detecta un e-mail personal (la medida no sería proporcional a la gravedad). ¡Atención! Y no sancione si ha tolerado previamente el uso particular de las herramientas. En este caso, lo correcto es advertir de la necesidad de cumplir con el código de conducta y sancionar sólo si hay un incumplimiento posterior.

Aunque en algún titular de prensa se ha indicado lo contrario, usted sí puede controlar las herramientas informáticas puestas a disposición de sus empleados. Eso sí: debe advertir previamente del alcance y finalidad de ese posible control.


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