Desde el pasado 15 de enero de 2015, la Administración Pública y la actividad privada verán una serie de novedades respecto a la factura electrónica. Así, a partir de esa fecha será completamente obligatorio facturar de forma electrónica a todos los organismos de la Administración Pública, tanto Ministerios como Comunidades Autónomas y Ayuntamientos. Si tiene una empresa y ofrece un servicio a cualquier entidad pública, ya sea un colegio público o un hospital, deberá facturar de forma electrónica a partir de esa fecha. No obstante, dicha obligación no existirá en el caso de que usted sea un empresario individual o un profesional (puesto que esta obligación solamente existe para las sociedades), y en el caso de que la factura no supere los 5.000 euros y de que, además, la propia administración con la que trabaje le exima de esta obligación. Si representa usted a una sociedad o empresa, puede conocer más y consultar nuestro servicio de Gestión fiscal y contable para empresas.
Trabajos para las Administraciones Públicas
Todas las Administraciones Públicas tienen que recibir desde el 15 de enero de 2015 de forma obligatoria las facturas de sus proveedores por vía electrónica, de acuerdo con lo que establece la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable.
Por tanto, a partir de esa fecha, si su empresa trabaja para la Administración, estará obligado a emitir facturas electrónicas por sus servicios. Esto le ocurrirá si entrega bienes o presta servicios a su Ayuntamiento o a administraciones autonómicas y estatales, y también si trabaja para mutuas de la Seguridad Social u otros entes públicos (como, por ejemplo, si trabaja para una universidad pública).
Atención. La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. La expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. Se regula en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
El hecho de enviar las facturas por correo electrónico (por ejemplo, adjuntando un fichero Word o PDF) no implica que ya está facturando electrónicamente. Para que la factura electrónica sea válida, debe quedar garantizada la autenticidad de su origen (la identidad de su emisor) y la integridad de su contenido (que no se haya modificado), para lo cual deberá insertar en ella una firma electrónica a través de un certificado digital.
¿A quién afectará esta obligación?
Este cambio sólo afectará a las sociedades. Por tanto, los profesionales o empresarios individuales no se verán afectados por esta obligación y podrá seguir emitiendo todas sus facturas en papel.
En concreto, el artículo 4 de la Ley 25/2013 establece que estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes:
a) Sociedades anónimas;
b) Sociedades de responsabilidad limitada;
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
e) Uniones temporales de empresas;
f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:
- Administración General del Estado (Estatal).
- Comunidades Autónomas (Autonómica).
- Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).
Y también a:
- Organismos autónomos.
- Universidades Públicas.
- Entidades de derecho público.
- Órganos constitucionales.
- Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
¿Hay alguna exención a la hora de facturar electrónicamente?
Con la entrada en vigor de la norma, quedarán exentas las facturas que no superen los 5.000 euros, siempre y cuando la Administración pública lo indique previamente de forma reglamentaria.
Además, quedan excluidos las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales, y las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.
Atención. Si aparte de trabajar para la Administración también tiene clientes que son empresas privadas, no deberá emitir facturas electrónicas por dichos servicios. Es válido compaginar la facturación electrónica con la facturación en papel en función del tipo de cliente que tenga.
¿Qué necesito para crear una factura electrónica?
Hay dos formas de hacerlo:
- Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.
- Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
Atención. En ambos casos, asegúrese de que cumplen todos los requisitos específicos de las Administraciones Públicas.
Si no dispone de un programa que le permita generar facturas electrónicas, también puede utilizarse el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (www.facturae.gob.es) que le permitirá generar facturas electrónicas ajustadas al formato que exige la Administración (el formato Facturae). Una vez emitida la factura con todos los datos necesarios (como número, fecha de expedición…), ya la podrá firmar con firma o sello electrónicos.
Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:
- Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 o 3.2.1).
- Estar firmadas electrónicamente.
- Indicar el destinatario de la factura electrónica.
¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?
Las facturas electrónicas se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.
Atención. Envíe por Internet a la Administración con la que haya trabajado a través del punto de entrada de facturas electrónicas que dicha administración haya creado en su página Web. Si no ha creado dicho punto de entrada, envíela al punto de entrada de la Administración General del Estado (a través de la página web https://face.gob.es).
Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).
Atención. FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. A través de FACe las empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente desde el 15 de enero de 2015.
El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:
- a través del portal Web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
- mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.
Atención. El envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas tengan que registrarse en un registro administrativo.
¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?
Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas. Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.
En este sentido, el programa de facturación electrónica le permitirá conservar una copia legible de ella, por lo que no será necesario que la imprima para su correcta conservación.